Quels sont les bénéfices concrets de la dématérialisation ?
Le contexte économique actuel nous éclaire sur les besoins techniques des PME. En particulier, concernant la dématérialisation des factures. Des solutions claires et fiables sont privilégiées par les dirigeants afin d’assurer leur gestion au quotidien. Ce qui leur apporte des relations de qualités avec l’ensemble de leur écosystème.
L’instauration de la facture électronique s’inscrit dans une démarche globale des entreprises. Dont l’objectif consiste à chercher des gains de productivité à travers l’acquisition d’outils plus performants et l’optimisation des processus.
Des procédures plus simples qui vous font gagner du temps
De plus, la dématérialisation des factures offre une simplification radicale dans sa mise en œuvre ; l’égalité de traitement entre la facture papier et la facture électronique et la suppression des principaux obstacles réglementaires et techniques.
Les 5 avantages de la dématérialisation des factures
- Financier : le coût du traitement des factures est optimisé
- Productivité : le temps de traitement des factures est diminué
- Gain de temps : la transmission est accélérée
- Sécurité : chaque facture est tracée et archivée
- Environnemental : réduction de l’empreinte carbone
3 façons de dématérialiser vos factures
- Factures sortantes, transmises sous la forme d’un fichier électronique
- Factures entrantes, qui consiste à scanner et à lire automatiquement le document à la réception.
- Dématérialisation fiscale, qui met en œuvre des factures créées, envoyés, reçues et conservées sous format électronique dans le respect des modalités imposées par la Direction Générale des Impôts.
Aussi, la dématérialisation des factures permet aux entreprises de gagner en fluidité et en compétitivité. Mais pas seulement. Il s’agit également de se mettre en conformité avec la réglementation. Les GE, ETI et depuis le 1er janvier 2019, les PME, sont dans l’obligation d’être en mesure d’émettre des factures par voie électronique.
Les différents modes d’échanges des factures
Papier
Complexe et lourd en matière de traitement et d’archivage, le papier est aussi source d’erreur dans la saisie. Car il ne permet aucune traçabilité dans l’échange entre le fournisseur et le client.
PDF envoyé par e-mail
Plus simple d’usage, il nécessite néanmoins une ressaisie manuelle des données de la facture pour le destinataire. Dans la mesure où, ce format pose également des difficultés pour l’archivage et la recherche des documents.
EFI (Echange de Formulaires Informatisés)
Ce mode nécessite pour le fournisseur de ressaisir les données de la facture sur un portail dédié du Grand Donneur d’Ordres (GDO), source d’erreurs et de perte de temps.
EDI (Echange de Données Informatisées)
Ce mode, complexe et coûteux pour les PME, implique de faire du point à point avec chaque client. Et pourtant, les grandes entreprises privilégient ce mode car il leur permet d’automatiser le traitement de leurs factures.
PDF embarquant des données structurées
De plus en plus utilisée, cette solution permet de combiner les avantages de simplicité d’usage et de lisibilité du PDF avec l’automatisation du traitement de la facture pour le destinataire.
Les bénéfices concrets de la dématérialisation
Grâce à la traçabilité et le suivi des factures clients, la facture électronique tend à favoriser la réduction des délais de paiement. Le fournisseur est alerté dès réception des factures et peut suivre l’avancement de leur traitement.
Les échanges de factures entre les parties sont plus rapides et les données comptabilisées plus fiables. L’intégration se fait automatiquement dans le système de gestion.
En simplifiant et en sécurisant les échanges avec les sociétés d’affacturage, la facture électronique réduit les coûts de traitement et le risque encouru par ces dernières. Ce qui facilite le recours à la cession de créances, contribuant ainsi à une optimisation de la trésorerie des entreprises.
Les factures peuvent être archivées dans un coffre-fort électronique sécurisé consultable en ligne 24h/24. Cette solution permet de garantir l’intégrité des factures dans le temps et rend possible la consultation instantanée des documents.
Concrètement, à l’échelle de l’entreprise, le passage à la facture électronique représente une diminution du coût de traitement de 60%. Finalement, cette optimisation s’acquiert grâce à la simplification des relances, à la raréfaction des litiges, au rapprochement automatisé des factures, à la traçabilité de leur traitement et à un accès instantané aux documents archivés.
Très bon résumé sur les avantages et bénéfices de la dématérialisation des factures clients et fournisseurs