Comment fédérer vos équipes autour de votre projet d’implémentation ?
Fédérer vos équipes autour d’un projet d’implémentation ERP est une étape indispensable à la réussite de votre projet. Opter pour un nouveau système ERP est une tâche robuste qui bouscule le quotidien des équipes opérationnelles. Bien qu’indispensable afin de faire évoluer et moderniser l’entreprise, le remplacement ou la mise en place d’un nouvel ERP conduit à une modification profonde des processus et des usages. Ces changements prennent du temps à prendre forme. De nombreux efforts sont à fournir, en plus des activités quotidiennes de l’entreprise.
Fédérer autour du projet d’implémentation ERP
Plusieurs points sont à prendre en considération dans la mise en œuvre d’un projet ERP cloud. Il est essentiel de renforcer la prise de lead sur la gestion du projet. Désigner le rôle et les missions de chacun et surtout, développer « l’adhésion au projet » par l’ensemble des collaborateurs. Sensibiliser et communiquer autour des bénéfices permet de créer une cohésion autour du projet et facilite son appropriation.
Pour effectuer une transition en douceur, il est indispensable de créer une équipe dédiée au projet d’implémentation ERP. Car la plupart du temps les membres du projet proviennent de services différents. Et ils jouent un rôle spécifique dans la mise en place du projet. Ensuite, il est possible de chiffrer le temps que passe chaque membre sur l’implémentation de l’ERP Cloud. En prenant en compte les tâches qui lui sont attribuées.
Le suivi du projet est un long processus. Il est indispensable de fournir les ressources, les formations et les accompagnements nécessaires.
Cadrer la conduite du changement
Pourquoi l’entreprise a besoin de remplacer son ERP ? Plus la démarche sera transparente, mieux elle sera acceptée. Les collaborateurs ont besoin de comprendre l’objectif de cette nouvelle décision, la stratégie dans laquelle elle s’inscrit et sa finalité. S’agit-il de renforcer la sécurité des données, d’adapter les outils à la croissance de l’entreprise, de fluidifier les échanges entre collaborateurs, d’automatiser les tâches, de répondre aux impératifs de connectivité ou tout simplement de faire évoluer les processus internes ?
La circulation des informations
La communication autour du projet d’ERP est essentielle pour une bonne appropriation. La mise en place d’outils cohérents assure la diffusion des informations utiles et le suivi des actions opérationnelles. Mettre en avant les bénéfices tangibles de cette nouvelle solution amènera à une mobilisation efficace et productive. Comment mesurez-vous l’avancée de votre projet ? Quels sont les indicateurs de suivi ? A quelle fréquence communiquez-vous avez vos équipes ? La désignation des personnes référentes, la mise en place de tableaux de bord, la définition des indicateurs en amont et la planification des rendez-vous mensuels cadrent dans un premier temps le projet.
La formation au service de la conduite du changement
La mise en place d’un logiciel ERP constitue inévitablement un bouleversement pour les équipes métiers concernées. Les utilisateurs ont besoin d’un temps d’adaptation afin d’être opérationnels à 100%. La maîtrise des processus est effective qu’à travers un accompagnement progressif. Qui est mené parallèlement par l’éditeur ou l’intégrateur et la qualité de son support technique.
L’accessibilité en interne des référentiels, des documentations et des guides d’utilisation à disposition des membres du projet assurent le développement et la circulation des connaissances techniques. L’enjeu consiste à déployer un système de formation continue, adapté aux mouvances de l’entreprise, accessible pour les futurs collaborateurs.
La mise en place d’un nouvel ERP est influencée par les facteurs internes et externes de l’entreprise (culture, secteur, taille, dimension nationale / internationale…). Son appropriation par les équipes est conduite grâce au cadrage de la gestion de projet. Le cadrage permet de délimiter les étapes du projet. En fédérant les équipes et transformant le projet d’implémentation ERP en réussite. De sorte qu’il soit capable d’accélérer la performance de façon durable pour l’ensemble des fonctions de l’entreprise.
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