Pour quelles raisons souhaitez-vous opter pour un ERP Cloud ? Il est essentiel de définir vos besoins et d’identifier les objectifs de votre projet, d’analyser et de comprendre précisément ce que vous attendez de votre nouvelle solution et ce qu’elle pourra réellement vous apporter.

Les huit étapes que nous proposons pour réussir la mise en œuvre de votre projet d’implémentation ERP Cloud, vous aideront à rationnaliser votre processus.

Pour rappel, les deux premières pré-étapes consistent tout d’abord à obtenir l’adhésion de votre direction et des équipes informatiques et la deuxième consiste à étudier en profondeur vos choix ERP afin d’affiner votre sélection. A la suite de ces deux pré-étapes, vous entrez dans les phases opérationnelles de votre projet. La première consiste à choisir votre option de déploiement et la deuxième, à fédérer vos équipes autour de la mise en œuvre de votre projet.

ERP Cloud : définir vos besoins

La définition de vos besoins en termes d’ERP Cloud implique de recueillir les processus métiers et les lacunes fonctionnelles de votre système actuel. Vous et votre équipe devez vous demander quel processus d’affaires vous souhaitez améliorer et comment fonctionnera votre nouveau système ERP.

Voici quatre niveaux qui vous aideront à définir vos besoins :

• Essentiel : fonctions essentielles à l’exploitation de l’entreprise
• Souhaitable : fonctions qui renforceraient l’utilité du nouveau système
• Non immédiat : fonctions qui ne sont pas nécessaires pour le moment mais qui le seront à l’avenir, par rapport à la croissance de l’entreprise
• Agréable : fonctions non essentielles mais qui faciliteraient le travail

Ensuite vous pouvez créer une liste en définissant dans un premier temps les fonctionnalités essentielles, puis en ajoutant par la suite les fonctionnalités supplémentaires qui sont accessibles et adaptées à votre planning. Lorsque vous aurez terminé, vous obtiendrez une vue d’ensemble des fonctionnalités souhaitées.

Voici un exemple afin de définir vos besoins et exigences fonctionnels :

	Besoin	Fonction	Exigence	Métrique	Commentaires
1.1	Essentiel	Comptes fournisseurs – multiple devises	Les comptes fournisseurs doivent accepter des factures dans une devise étrangère. En particulier, lors d’une conversion entre le dollar US et la livre Britannique. Les taux de conversion doivent refléter le taux de change au moment de la transaction.	La plupart traitent au moins 3000 transactions par jour	Pourrait répondre au besoin de conversion entre le dollar US et l’euro.

Voici une liste des exigences fonctionnelles essentielles à votre ERP Cloud :

• Personnalisation, flux de travail existants ou nouveaux qui devraient être inclus dans l’ERP
• Intégration requise de l’ERP aux divers systèmes de l’entreprise
• Gestion du système et des données, y compris la sauvegarde et la restauration de base de données et l’accès au réseau
• Lacunes des fonctionnalités actuelles qui doivent être prise en compte
• Fonctionnalités comptables (comptes fournisseurs, comptes clients, plan comptable, ajout de plusieurs sociétés, multidevises, gestion de paie…)
• Exigence de fonctionnalités propres à l’industrie :
  • Fabrication : planification, nomenclature…
  • Distribution : gestion des entrepôts, localisation, suivi des lots, numéros de série, unités de mesure multiples…
  • CRM : automatisation du marketing, intégration des e-mail, portail client…
  • Intégration du e-commerce : B2C, B2B, marketplaces
• Rapports (rapports personnalisés, KPI, tableaux de bord, requêtes, BI…)
• Rôles, responsabilités, conformité et gouvernance des utilisateurs
• Formation pour les utilisateurs et les administrateurs
• Evolutivité des fonctionnalités supplémentaires pour la croissance future des activités

Il est essentiel d’expliquer la raison pour laquelle chaque exigence est listée afin de faire comprendre votre besoin. Plus les explications seront simples et plus elles seront faciles à comprendre.